회사 규모가 어느 정도 커지면 필연적으로 '조직도'에 대해 고민하게 됩니다. 한두 사람일 땐 상관 없지만, 인원이 50명 이상이 되면 일을 나눠서 해야 효율적으로 처리할 수 있기 때문이죠.
하지만 부서와 조직을 개편하는 일은 쉬운 일이 아닙니다. 회사마다 성격과 상황이 다르므로, 세부 부서를 나누기 어렵기 때문입니다.
예를 들어 해외 영업이 중요한 회사의 경우, '영업관리부서'를 세분화해야 하는데 단순히 담당자별로 나눌지, 아니면 해외지사별로 나눌지, 혹은 상품별로 나눌지 고민하게 될 겁니다.
딱 봐도 아시겠지만 어떻게 세분화하느냐에 따라 개인의 업무도 조금씩 달라질 거고 이는 매출에도 영향을 미치겠죠?
그래서 회사 부서와 조직을 나누는 일은 몹시 신중해야 합니다. 조직을 꾸린 뒤에는 업무 분장도 잘해야 하고요. 오늘은 회사 조직과 부서를 나누는 방법, 그리고 업무분장 스킬에 대해 알아보도록 하겠습니다.
✍🏻우리 조직에 fit한 조직도는?
요즘 스타트업 채용 시장에는 '컬쳐핏'이라는 용어가 있습니다. '우리 조직에 맞는 사람인가?'를 평가한다는 뜻인데요. 이는 각 기업마다 조금씩 다른 조직문화를 갖고 있음을 의미합니다.
이처럼 회사는 저마다 각자의 조직문화를 갖고 있습니다. 이에 알맞은 조직 구성 방법도 모두 다르고요. 따라서 각 회사는 어떤 조직도가 가장 알맞을지, 이것부터 점검해야 합니다. 조직도를 구성하는 방법에는 크게 4가지 방법이 있습니다.
1. 하향식 계층 구조
전통적인 조직 구성 방법입니다. 맨 위에 CEO, 그 아래 이사진, 그 아래 각 부서와 팀이 나누어진 구조입니다. 흔히 관공서나 회사 홈페이지의 '조직도'란에 들어가면 볼 수 있는 형태인데요.
정점으로 올라갈수록 인원이 줄어들기 때문에 피라미드식 계층 구조라고도 합니다. 조직원 입장에서도 나의 위치가 어디쯤 되는지 관리자가 누구인지 쉽게 파악할 수 있기 때문에 가장 효율적인 방식이기도 하죠.
그러나 이러한 조직은 문제가 발생했을 때 정확한 담당자를 찾기 어렵습니다. 예를 들어 거래처에서 대금 지불을 지연할 경우, 영업팀에서 처리해야 하는지 재무팀에서 처리해야 하는지 책임자를 찾기 어렵겠죠.
2. 분과별 조직도
만약 자사가 판매하는 상품의 지역이나 제품이 명확하게 구별되어 있을 경우, 분과별 조직을 이루는 것이 효과적입니다.
예를 들어 한 회사에서 교육상품과 생활용품을 같이 판매할 경우, 교육상품분과와 생활용품분과를 나누어 구성하는 것이죠. 그리고 분과별로 나눈 뒤에는 앞서 소개해 드린 하향식 계층 구조를 따를 수 있습니다.
① 교육상품분과
- 마케팅팀
- 예산팀
- 영업팀
② 생활용품분과
- 마케팅팀
- 예산팀
- 영업팀
만약 분과를 나누지 않고 일괄적으로 하향식 조직도를 구성할 경우, 비슷하지만 성격이 상이한 상품을 묶어서 처리해야 하므로 업무를 효율적으로 처리하기 어렵습니다. 일단 교육상품과 생활용품은 마케팅 타겟부터 달라야 하잖아요?😅
3. 매트릭스 조직도
매트릭스 조직도는 업무보다는 '사람'에 좀 더 초점을 맞춘 조직도라고 할 수 있습니다. 필요한 업무를 정해 놓고 거기에 사람을 배치하는 방식인 거죠.
예를 들어, 기자의 경우 지역 취재도 하지만 정치 부문 취재도 겸할 수 있죠.
○ 지역 취재 : 성기훈, 강새벽, 김상우
○ 정치 부문 취재 : 성기훈, 오일남
○ 검찰 부문 취재 : 김상우, 한미녀
이런 경우, 보통 담당자에게 높은 자율성과 책임성을 동시에 부여하기 때문에 문제 발생 시 유연하게 대처할 수 있으며 창조적으로 해결하거나 협력을 기대할 수도 있습니다. 그러나 한편으로는 업무 하나당 여러 담당자가 배정되므로 혼란이나 갈등이 발생할 수도 있습니다.
4. 평면 조직도
평면 조직도는 하향식 계층 구조와 비슷하지만, 작은 조직에 좀 더 적합한 조직 구성 방식입니다. 평면 조직도는 '관리자'와 '실무자(담당자)' 딱 둘뿐이거든요.
중소기업 대표와 그 밑의 영업사원 셋, 그리고 영업사업 셋이 마케팅, 예산, 기획 등을 모두 책임지는 구조죠. 평면 조직도는 깔끔하고 빠르게 조직을 구성할 수 있다는 장점이 있는 반면, 조직 구성이 너무 촘촘하게 짜여지므로 그만큼 관리자 및 담당자의 업무가 과중할 수도 있습니다.
관리자는 담당자들을 자세히 눈여겨보느라, 담당자들은 관리자의 수많은 지시를 이행하느라 고생하는 것이죠. 따라서 조직의 규모가 커진다면 평면 조직도에서 벗어나 1~3번의 조직도를 구성하는 것이 좋습니다.
👨🏻💻조직을 구성했다면? 업무 분장은 이렇게!
각 회사 사정에 맞게 조직 구성을 완료했다면, 이제 업무 분장을 할 차례입니다. 그러나 업무 분장은 조직 구성보다도 더 골치 아픈 일이기도 하죠. 대부분의 사람들은 자신이 '하던 일'이 있으므로 새로 업무 분장을 실시하게 되면 일단 거부 반응부터 일으킵니다.
또한 자신이 하던 일과 끊임없이 비교하며 '이게 최선이었나?', '좀 불공평한 것 같은데.'를 따지기 때문에 아주 신중하게 업무를 나누어야 하죠. 그럼 어떻게 하면 업무 분장을 잘할 수 있을까요?
몇 가지 실전적인 팁을 알려드리겠습니다.
① 중요한 일에 집중한다
업무 난이도나 소요시간은 비슷해도 '중요성'이 다르다면 조직원들이 느끼는 형평성은 달라질 수 있습니다.
10분짜리 [간단] 업무 6개와 60분짜리 [중요] 업무 1개는 비록 난이도나 소요 시간은 같지만, 공평하지 않다고 느낄 가능성이 있습니다.
'왜 나만 잡일해? 물경력 되겠네.'
'왜 나만 중요한 일이 몰려? 힘들게.'
따라서, 먼저 중요한 업무를 큰 덩어리로 나눈 뒤에 간단하거나 쉬운 업무를 적절히 분배해야 합니다.
② 제거와 개선도 목표에 포함한다
업무 분장을 할 때 꼭 '해야 할 일'만 넣을 필요는 없습니다.
'필요하지 않은 일'
'급하지만 중요하지 않은 일'
'하면 좋지만 안 해도 괜찮은 일'
이런 종류의 일들은, 제거나 개선의 대상들이죠. 따라서 이런 일들은 업무 분장에 포함은 시키되 제거와 개선을 목표로 하는 것이 좋습니다. 그리고 적절한 성과를 거두었다면 이에 대한 보상을 주는 게 좋겠죠.
③ 성장할 수 있는 업무를 준다
사원은 주임이, 주임은 대리가, 대리는 과장이 됩니다. 그런데 업무 능력이 계속 사원에 머물러 있다면 업무 효율이 나지 않겠죠. 따라서 업무를 줄 때도 구성원이 성장할 수 있는 업무를 주어야 합니다.
통상 1~2년 정도 높은 경력의 일을 주면 된다고 하는데요. 이렇게 하면 그 사람의 역량이 어느 정도까지 오를 수 있는지 알 수 있을 뿐더러, 개인의 성장에도 도움이 되기 때문에 추천하는 바입니다.
조직과 부서를 나누고 업무 분장을 하는 법에 대해 알아보았는데요. 조직개편을 놓고 고민 중이거나 업무 분장 때문에 구성원 간에 갈등이 있으신 경영자들에게 조금이라도 도움이 되셨길 바랍니다.
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