직원 신용카드로 경비처리할 경우 알아둬야 할 것들

직원 개인명의 카드 사용내역은 회사가 수집하는 것이 불가능하기 때문에 직원으로부터 꼭 영수증을 수취하셔야 합니다. 그리고 수취한 영수증의 세무처리를 위해 판매처의 사업자등록번호와 영수 일시, 영수 금액 정보가 꼭 확인되어야 하고, 관리 방법에 따라 카드번호 정보도 필요할 수 있기 때문에 영수증 상에 해당 정보가 정확히 기입되어있는지 확인하는 업무가 필요합니다. 혹시라도  직원으로부터 전달받은 영수증에 필수 정보들이 불분명하게 기입되어 있다면 영수증을 재요청하여 다시 수취 하셔야 합니다.



② 비용 정산

회사를 위해 지출한 개인카드 결제금액은  회사통장에서 직원 개인통장으로 환급 해주셔야 합니다. 환급해야 할 금액이 발생할 때마다 입금하거나, 일정기간을 정해서 그 기간 동안 사용한 금액을 합산해서 입금하거나 혹은 급여에 포함해서 입금하는 등 여러 방법 중에 하나의 방법을 정해서 꼭 직원에게 그 금액을 돌려주셔야 합니다. 이 과정에서  직원 개인카드 사용내역을 엑셀 등으로 정리하는 작업 등이 필요 할 수 있습니다.



③ 수기 전표 입력

법인사업자가 법인 명의로 발급받은 카드, 개인사업자가 사업자 명의로 발급받고 홈택스에 등록한 카드의 사용내역은 홈택스에서 제공하는 시기에 맞춰 사용내역을 전산으로 조회할 수 있고, 그 기능을 활용하여 전표 입력도 보다 수월하게 진행할 수 있지만,  직원 개인카드 사용내역은 그 내역 하나하나를 수기로 전표 처리해야 하기 때문에 상대적으로 더 수고로운 작업 이 될 수 있습니다. 또한, 수기로 전표를 입력한다면  회계 처리가 누락될 가능성 이 더 높아지겠죠.

그리고 이와 관련해서 또 생각해볼 것이 있는데요, 바로 '세무대행 서비스의 요금 인상 가능성'입니다. 법인카드나 사업용카드 사용내역만 존재하는 사업장보다 직원 개인카드 사용내역이 많은 사업장의 업무량을 비교했을 때, 세무대행 회사의 입장에서는 개인카드 사용내역이 많은 사업장에게 상대적으로 더 비싼 서비스 요금을 요구할 수도 있습니다. 한정된 시간을 두고 고객사별로 소요되는 업무량이 달라지기 때문이죠. 물론 이 점은 자체기장을 하시는 분들은 고려하실 부분이 아닙니다. 그리고 세무대행 회사의 정책에 따라서도 다르게 적용되는 부분이기 때문에 '세무대행 서비스의 요금 인상 가능성'은 반드시 그렇다는 것은 아니고 참고 정도만 해주시면 좋을 것 같습니다.

■ 직원 개인카드 사용 시, 연말정산에서 유의할 점

사업을 위해 부득이하게 지출한 직원 개인명의 카드 사용내역은 그 직원의 연말정산에도 영향을 미칩니다.

연말정산은 직원이 한 해 동안 벌어들인 근로소득에서 한 해 동안 소비한 금액을 공제하여 근로소득세를 재조정하는 절차입니다. 이때 카드 사용금액도 공제하게 되는데요,  직원이 본인 개인명의 카드로 회사 비용을 지출한 내역은 직원 본인의 소비로 볼 수 없기 때문에 연말정산에서 제외 되어야 합니다.

따라서 회사에 '국세청 간소화 자료'를 제출할 때 신용카드등 사용내역에서 회사 비용 목적으로 지출한 내역은 제외하고 제출해야 합니다. 직원 입장에서 그 내역을 하나하나 살펴서 전달하는 것도 번거로운 업무겠지만, 연말정산 작업을 실제로 진행하는 사람 입장에서도 전달받은 내용을 유의하여 신고를 진행해야 하는 수고로움이 발생하겠죠.

■ 법인카드(사업자카드) 사용을 권장하는 이유

위에서 살펴본 거와 같이 직원이 회사를 위해 개인카드를 사용하는 경우 여러 가지 업무가 파생됩니다. 법인카드(사업자카드)로 비용을 지출한다면 그 파생업무들을 진행하지 않아도 된다는 장점이 있습니다.  

② 사업 지출 내역 파악 용이

법인카드(사업자카드)로 비용을 지출한다면 한눈에 회사의 모든 지출 내역을 파악할 수 있기 때문에 보다 편리한 비용 관리가 가능합니다.

위와 같은 이유로 법인카드(사업자카드)의 사용이 권장되는 것인데요, 직원이 많을 경우 하나의 카드로 모든 지출을 진행하는 것이 불가능하기 때문에 부득이하게 직원의 개인카드를 사용해야 하는 상황이 계속 발생할 수 있습니다. 법인카드(사업자카드)만으로 비용 집행이 어려운 사업주분들은
직원별로  '직원 이름의 법인카드(사업자카드)' 를 발급해서 회사 비용 지출 시 그 카드를 사용하도록 하는 방법도 고려해보시기 바랍니다. 이 카드는 직원 이름의 카드일지라도 사업자 명의의 카드이기 때문에 회사 계좌에서 비용이 지출됩니다. 이와 관련해서 혹시 직원이 카드를 남용하지 않을까 우려되는 경우에는 카드별 한도를 조정하는 등의 대책을 세우시는 것도 좋은 방법이 될 수 있습니다.